Qui, la procedura descrita, per la comunicazione del RPD, infatti, in base all'articolo 37, paragrafo 7 del Regolamento UE/2016/679 occorre che i soggetti pubblici e privati comunichino al Garante per la protezione dei dati personali il nominativo del Responsabile della Protezione dei dati, se designato.

Questa disposizione mira a garantire che le autorità di controllo possano contattare il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), in modo facile e diretto, come chiarito nelle Linee guida sui Responsabili della Protezione dei Dati (RPD) adottate dal Gruppo Articolo 29 (WP 243 rev. 01 - punto 2.6).

Si ricorda, infatti, che in base all'articolo 39, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento, il Responsabile della Protezione dei Dati funge da punto di contatto fra il singolo ente o azienda e il Garante.

Sul sito dell'Autorità è disponibile una procedura online per la comunicazione del nominativo.

Per facilitare i soggetti tenuti all'adempimento, nella sezione dedicata alla procedura, è presente anche un facsimile in formato .pdf - da non utilizzare per la comunicazione al Garante - che consente di familiarizzare con l'adempimento e verificare, prima di iniziare la compilazione online, quali saranno le informazioni richieste.

FAQ riportate dal sito del Garante Privacy

1. Chi è tenuto ad apporre la firma digitale?

La firma digitale deve essere apposta dal soggetto che materialmente effettua la comunicazione ed i cui dati (cognome, nome e indirizzo email) sono stati indicati nella sezione A del modulo.

2. Qualora la comunicazione venga effettuata su delega del rappresentante legale, è necessario allegare la delega?

No. È necessario indicare che la comunicazione viene effettuata su delega selezionando la corrispondente voce e indicando il cognome e nome del soggetto delegante.

3. Nel caso di più aziende appartenenti a un gruppo imprenditoriale, va effettuata una comunicazione per ogni azienda del gruppo?

Sì, in quanto l'obbligo di comunicazione è in capo al singolo titolare/responsabile del trattamento, sempre in presenza delle condizioni di cui all'art. 37, par. 1, lett. b) e c) del Regolamento.

4. Nel caso di comunicazione effettuata da parte di un gruppo imprenditoriale, è necessario compilare la sezione B1 del modulo?

La sezione B1 del modulo deve essere compilata solo nei casi previsti dall'art. 37, par. 2, del Regolamento, ossia solo nel caso in cui il gruppo abbia deciso di nominare un unico RPD.

5. In caso di nomina a RPD di una persona giuridica, come possono essere inseriti i relativi dati?

È necessario selezionare nella sezione C, al punto 1 "esterno" e al punto 2 "persona giuridica".

6. Come mai, pur avendo compilato correttamente il modulo online, non si è ricevuta la mail con le istruzioni?

La mail con le istruzioni viene inviata alla casella di posta indicata nella sezione A del modulo. Occorre quindi verificare che la casella indicata sia abilitata alla ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria (molto spesso le caselle di posta elettronica certificata sono configurate in modo da non ricevere messaggi di posta elettronica ordinaria). Si consiglia, inoltre, di verificare che il messaggio non sia stato spostato automaticamente o per errore nella cartella "spam" o "posta indesiderata".

7. Dopo aver effettuato il download del file da firmare, cosa si deve fare?

Occorre seguire le istruzioni ricevute con l'email. Si ricorda che in ogni caso il suddetto file non va inviato via email, ma solo caricato sulla piattaforma seguendo le istruzioni.

8. È possibile aprire il file scaricato al termine della compilazione del modulo?

Il file scaricato è in formato .xml e può essere aperto soltanto tramite appositi programmi. In ogni caso, come chiarito nelle istruzioni, "la minima modifica al file ricevuto comporterà il rigetto della comunicazione; pertanto, si raccomanda di non aprire il file ricevuto ma esclusivamente di procedere alla sua sottoscrizione digitale, previo salvataggio in locale".

9. Perchè, pur avendo seguito le istruzioni di compilazione del modulo, si riceve un messaggio di comunicazione rigettata per un file non corrispondente a quello trasmesso?

Alcuni sistemi di posta elettronica possono alterare i file allegati, inserendo caratteri speciali: può così succedere che il file su cui è apposta la firma risulti difforme da quello che il sistema è impostato per riconoscere, con il conseguente rigetto della comunicazione. Per evitare questo tipo di problematiche, si consiglia di evitare di trasmettere il file da firmare mediante posta elettronica al soggetto che apporrà la firma digitale. E' invece consigliabile completare la procedura di comunicazione e successiva applicazione della firma digitale dalla stessa postazione di lavoro del soggetto firmatario, che come indicato nelle istruzioni, deve coincidere con il soggetto che effettua la comunicazione (vedi sez. A del modulo).

10. In che modo è possibile correggere eventuali inesattezze o errori inseriti nella comunicazione una volta che la procedura è terminata?

In questo caso è necessario ripetere la procedura. La nuova comunicazione sostituirà la precedente, come chiarito nelle istruzioni: "Eventuali ulteriori comunicazioni effettuate per conto dello stesso Titolare/Responsabile, qualora accettate, saranno intese come integrale sostituzione di quanto già comunicato in precedenza".

11. Cosa occorre fare se, una volta compilato il modulo e fatto l'upload del file firmato, si riceve una e-mail con l'avviso che la comunicazione è stata rigettata e, successivamente, se si tenta un nuovo upload, viene segnalato il testo di errore: "upload già effettuato"?

In questi casi, è necessario ripetere la procedura partendo dall'inizio, cioè effettuando una nuova compilazione dei dati (a cui seguirà l'attribuzione di un nuovo ID provvisorio di comunicazione, con l'invio di un nuovo file da firmare).

12. Cosa occorre fare se è stato effettuato l'upload del file ma non si riceve l'e-mail con il riscontro di avvenuta comunicazione?

Terminato l'upload, la piattaforma procede alle verifiche indicate nelle istruzioni e quindi all'invio del riscontro o del rigetto, seguendo l'ordine di arrivo delle comunicazioni. Tenuto conto delle numerose comunicazioni che stanno pervenendo in questi giorni, la procedura potrebbe richiedere anche qualche ora e l'arrivo dell'e-mail di riscontro potrebbe tardare un pò. Eventuali informazioni possono essere richieste inviando una mail all'URP del Garante, indicando l'ID provvisorio di comunicazione.

Nomina del DPO, è ormai usuale la regola di riconoscimento che devono seguire tutte le pubbliche amministrazioni e le migliaia di aziende private che hanno l’obbligo di dotarsi di un “data protection officer” (DPO) è chiaramente espresso nell’art. 37 del Regolamento UE 2016/679, dove è prescritto che il responsabile della protezione dei dati deve essere “designato in funzione delle qualità professionali, in particolare della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati”, concetto ribadito anche nelle raccomandazioni contenute nelle Linee Guida  243 approvate dal Gruppo dei Garanti europei, ora tradotte in italiano a cura dell’Authority italiana.

Eppure, in base ai risultati che stanno emergendo da uno studio attualmente in corso, sembra che le imprese stentino ancora a mettere a fuoco la tematica, rivelando una certa difficoltà nella identificazione e nomina non riuscendo a distinguere perfino la differenza sostanziale tra la conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali e la security, ramo dell’informatica che si occupa invece delle analisi delle minacce, delle vulnerabilità e dei rischi associati agli asset informatici al fine di proteggere i dati dai potenziali attacchi. Non sono infatti poche le società italiane che affidano l’incarico di data protection officer ad una risorsa del proprio reparto IT, o addirittura in alcuni casi a soci e/o componenti del direttivo, oppure quelle che nel processo di selezione del DPO cercano prevalentemente le competenze informatiche, trascurando d’altra parte le conoscenze giuridiche, indispensabili per districarsi trai meandri della normativa per evitare sanzioni che con il nuovo Regolamento Europeo potranno arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo dei trasgressori.

Tuttavia, che la scelta della nomina di un informatico puro come data protection officer, o addirittura la designazione come tale di una risorsa che appartiene alla funzione IT, siano prassi che comportano elevati rischi di violazione della stessa normativa, è dimostrato dal caso emblematico di una società tedesca che è stata sanzionata dal Garante per la privacy bavarese perché aveva nominato DPO il proprio IT manager, configurando una situazione di palese incompatibilità. A spiegare come evitare simili violazioni, è il presidente di Federprivacy, Nicola Bernardi: “Un titolare del trattamento che designa il proprio IT manager come data protection officer, non solo deve dimostrare che tale persona possegga effettivamente le conoscenze specialistiche della normativa come richiesto all’art.37 del Regolamento, ma deve anche assicurare che altri compiti e funzioni da questo svolte non diano adito a un conflitto d’interessi, come prescritto nell’art.38, perché altrimenti il DPO dovrebbe in pratica controllare se stesso – sottolinea il presidente di federprivacy.

Il soggetto individuato e investito della nomina come DPO può ricoprire anche altri incarichi all’interno della struttura aziendale, a condizione che non sia in conflitto di interessi. Proprio per questo motivo, il Garante ha precisato che sarebbe preferibile evitare di assegnare il ruolo di DPO a soggetti con incarichi di alta direzione (amministratore delegato, membro del consiglio di amministrazione, direttore generale, etc.), ovvero nell’ambito di strutture aventi potere decisionale in ordine alle finalità e alle modalità del trattamento (direzione risorse umane, direzione marketing, direzione finanziaria, responsabile IT, etc.).

È chiaro come l’introduzione di tale figura serva non solo a spostare da un soggetto (titolare/responsabile del trattamento) ad un altro (il DPO appunto) tutta una serie di responsabilità in ambito di protezione dei dati, ma anche e soprattutto per permettere ad un soggetto specifico, specializzato, esperto in materia di occuparsi esclusivamente della protezione dei dati personali, rimanendo sempre aggiornato sui rischi, i problemi e le misure di sicurezza necessarie a garantire un livello di tutela adeguato. Il tutto in linea con l’importanza, la diffusione e la complessità che l’ambito della privacy e del trattamento dei dati (soprattutto in campo digitale e tramite web) sta sempre più acquisendo. Fonte: Osservatorio Privacy Avv. Cristiano Cominotto 

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Periodo transitorio di otto mesi per l’applicazione delle sanzioni del GDPR: a prevederlo è il decreto di adeguamento approvato dal Consiglio dei Ministri dell’8 agosto 2018.

Doveri e Principi generali del trattamento di dati personali

Ogni trattamento di dati personali deve avvenire nel rispetto dei principi fissati all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, che qui si ricordano brevemente:

• doveri di liceità, correttezza e trasparenza del trattamento, nei confronti dell’interessato;
• limitazione della finalità del trattamento, compreso l’obbligo di assicurare che eventuali trattamenti successivi non siano incompatibili con le finalità della raccolta dei dati;
• doveri di minimizzazione dei dati: ossia, i dati devono essere adeguati pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento;
• esattezza e aggiornamento dei dati, compresa la tempestiva cancellazione dei dati che risultino inesatti rispetto alle finalità del trattamento;
• doveri di limitazione della conservazione: ossia, è necessario provvedere alla conservazione dei dati per un tempo non superiore a quello necessario rispetto agli scopi per i quali è stato effettuato il trattamento;
• integrità e riservatezza: occorre garantire la sicurezza adeguata dei dati personali oggetto del trattamento.

Il Regolamento (articolo 5, paragrafo 2) richiede al titolare di dovere rispettare tutti questi principi e di essere “in grado di comprovarlo”. Questo è il principio detto di “responsabilizzazione” (o accountability) che viene poi esplicitato ulteriormente dall’articolo 24, paragrafo 1, del Regolamento, dove si afferma che “il titolare mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al presente Regolamento.” 

Assicurare la liceità del trattamento di dati personali rientra tra i doveri del Titolare

Il Regolamento, come già il d.lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, prevede che ogni trattamento deve trovare fondamento in un’idonea base giuridica. I fondamenti di liceità del trattamento di dati personali sono indicati all’articolo 6 del Regolamento:

- consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, obblighi di legge cui è soggetto il titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati.

Per quanto riguarda le “categorie particolari di dati personali” (articolo 9 del Regolamento), il loro trattamento è vietato, in prima battuta, a meno che il titolare possa dimostrare di soddisfare almeno una delle condizioni fissate all’articolo 9, paragrafo 2 del Regolamento, che qui ricordiamo: 

• l'interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;
• il trattamento è effettuato da una fondazione, associazione o altro organismo senza scopo di lucro che persegua finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali;
• il trattamento riguarda dati personali resi manifestamente pubblici dall'interessato;
• il trattamento è necessario per uno dei seguenti scopi:
  • per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale;
  • per tutelare un interesse vitale dell'interessato o di un'altra persona fisica qualora l'interessato si trovi nell'incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;
  • per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
  • per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell'Unione o degli Stati membri;
  • per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali;
  • per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica;
  • per il perseguimento di fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

Per alcune di tali finalità sono previste limitazioni o prescrizioni ulteriori, anche nel diritto nazionale. 

Consenso, rientra tra i doveri

Quando il trattamento si fonda sul consenso dell’interessato, il titolare  deve sempre essere in grado di dimostrare (articolo 7.1 del Regolamento) che l'interessato ha prestato il proprio consenso), che è valido se:

• all'interessato è stata resa l'informazione sul trattamento dei dati personali (articoli 13 o 14 del Regolamento);
• è stato espresso dall'interessato liberamente, in modo inequivocabile e, se il trattamento persegue più finalità, specificamente con riguardo a ciascuna di esse. Il consenso deve essere sempre revocabile.

Occorre verificare che la richiesta di consenso sia chiaramente distinguibile da altre richieste o dichiarazioni rivolte all’interessato (articolo 7.2), per esempio all’interno della modulistica. 

Non è ammesso il consenso tacito o presunto (per esempio, presentando caselle già spuntate su un modulo).

Quando il trattamento riguarda le “categorie particolari di dati personali” (articolo 9 Regolamento) il consenso deve essere “esplicito”; lo stesso vale per il consenso a decisioni basate su trattamenti automatizzati (compresa la profilazione – articolo 22).

Il consenso non deve essere necessariamente “documentato per iscritto”, né è richiesta la “forma scritta”, anche se questa è modalità idonea a configurare l’inequivocabilità del consenso e il suo essere “esplicito” (per le categorie particolari di dati di cui all’articolo 9 Regolamento).

Per approfondimenti: Linee-guida del WP29  sul consenso, qui disponibili: www.garanteprivacy.it/regolamentoue/consenso. Si segnalano anche le linee-guida in materia di profilazione e decisioni  automatizzate del Gruppo "Articolo 29" (WP 251), qui disponibili: www.garanteprivacy/regolamentoue/profilazione.

Interesse vitale di un terzo

Si può invocare tale base giuridica per il trattamento di dati personali solo se nessuna delle altre condizioni di liceità può trovare applicazione (considerando 46).

Interesse legittimo prevalente di un titolare o di un terzo

Il ricorso a questa base giuridica per il trattamento di dati personali presuppone che il titolare stesso effettui un bilanciamento fra il legittimo interesse suo o del terzo e i diritti e libertà dell’interessato. Dal 25 maggio 2018, dunque, tale bilanciamento non spetta più all’Autorità, in linea di principio. Si tratta di una delle principali espressioni del principio di “responsabilizzazione” introdotto dal Regolamento 2016/679.

L’interesse legittimo del titolare o del terzo deve risultare prevalente sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato per costituire un valido fondamento di liceità.

I Regolamento chiarisce espressamente che l’interesse legittimo del titolare non costituisce idonea base giuridica per i trattamenti svolti dalle autorità pubbliche in esecuzione dei rispettivi compiti.

Si ricordi, inoltre, che il legittimo interesse non può essere invocato isolatamente quale base giuridica per il trattamento delle categorie particolari di dati personali (articolo 9, paragrafo 2, del Regolamento).

Trasparenza del trattamento: l’informativa agli interessati

Fatte salve alcune eccezioni, chi intende effettuare un trattamento di dati personali deve fornire all'interessato alcune informazioni anche per  metterlo nelle condizioni di esercitare i propri diritti (articoli 15-22 del Regolamento medesimo). 

QUANDO

L’informativa (disciplinata nello specifico dagli artt. 13 e 14 del Regolamento) rientra tra i doveri e deve essere fornita all’interessato prima di effettuare il trattamento, quindi prima della raccolta dei dati (se raccolti direttamente presso l’interessato: articolo 13 del Regolamento). 

Nel caso di dati personali non raccolti direttamente presso l’interessato (articolo 14 del Regolamento), l’informativa deve essere fornita entro un termine ragionevole che non può superare 1 mese dalla raccolta, oppure al momento della comunicazione (non della registrazione) dei dati (a terzi o all’interessato) (diversamente da quanto prevedeva l’articolo 13, comma 4, del Codice).

COSA

I contenuti dell’informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del Regolamento e, in parte, sono più ampi rispetto al Codice. In particolare, il titolare deve sempre specificare i dati di contatto del RPD-DPO (Responsabile della protezione dei dati - Data Protection Officer), ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti (esempio: si tratta di un Paese terzo giudicato adeguato dalla Commissione europea; si utilizzano BCR di gruppo; sono state inserite specifiche clausole contrattuali modello, ecc.). Se i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato (articolo 14 del Regolamento), l’informativa deve comprendere anche le categorie dei dati personali oggetto di trattamento. 

In tutti i casi, il titolare nei propri doveri, deve specificare la propria identità e quella dell’eventuale rappresentante nel territorio italiano, le finalità del trattamento, i diritti degli interessati (compreso il diritto alla portabilità dei dati), se esiste un responsabile del trattamento e la sua identità, e quali sono i destinatari dei dati.

Il Regolamento prevede anche ulteriori informazioni in quanto “necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente”: in particolare, il titolare deve specificare il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo di conservazione, e il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo.

Se il trattamento comporta processi decisionali automatizzati (anche la profilazione), l’informativa deve specificarlo e deve indicare anche la logica di tali processi decisionali e le conseguenze previste per l’interessato.

COME

L’informativa è data, in linea di principio, per iscritto e preferibilmente in formato elettronico (soprattutto nel contesto di servizi online:  articolo 12, paragrafo 1, e considerando 58). Sono comunque ammessi “altri mezzi”, quindi può essere fornita anche in forma orale, ma nel rispetto delle caratteristiche di cui sopra (articolo 12, paragrafo 1). 

Il Regolamento ammette l’utilizzo di icone per presentare i contenuti dell’informativa in forma sintetica, ma solo “in combinazione” con l’informativa estesa (articolo 12, paragrafo 7); queste icone in futuro dovranno essere uniformate in tutta l’Ue attraverso l’intervento dalla Commissione europea.

In base al Regolamento, rientra tra i doveri, di porre particolare attenzione alla formulazione dell’informativa, che deve essere soprattutto comprensibile e trasparente per l’interessato, attraverso l’uso di un linguaggio chiaro e semplice. In particolare, bisogna ricordare che per i minori si devono prevedere informative idonee (anche considerando 58).

Per maggiori dettagli ed esempi di redazione di informative,  il documento del WP29 in materia di “Trasparenza” del trattamento, qui disponibile: www.garanteprivacy.it/regolamentoue/trasparenza

Un approccio responsabile al trattamento: Accountability

Il Regolamento pone l’accento sulla “responsabilizzazione” di titolari e responsabili, ossia, sull’ adozione di comportamenti proattivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del Regolamento (artt. 23-25, in particolare, e l’intero Capo IV del Regolamento). Dunque, viene affidato ai titolari il compito di decidere autonomamente le modalità, le garanzie e i limiti del trattamento dei dati personali, nel rispetto delle disposizioni normative e alla luce di alcuni criteri specifici indicati nel Regolamento.

Il primo fra i doveri è che sintetizzato dall’espressione inglese “data protection by default and by design” (articolo 25), ossia dalla necessità di configurare il trattamento prevedendo fin dall’inizio le garanzie indispensabili “al fine di soddisfare i requisiti” del Regolamento e tutelare i diritti degli interessati, tenendo conto del contesto complessivo ove il trattamento si colloca e dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Tutto questo deve avvenire a monte, prima di procedere al trattamento dei dati vero e proprio (“sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso”, secondo quanto previsto dall’articolo 25, paragrafo 1, del Regolamento) e richiede, pertanto, un’analisi preventiva e un impegno applicativo da parte dei titolari che devono sostanziarsi in una serie di attività specifiche e dimostrabili.

Fondamentali fra tali attività e doveri, sono quelle connesse al secondo criterio individuato nel Regolamento rispetto alla gestione degli obblighi dei titolari: ossia il rischio inerente al trattamento. Quest’ultimo è da intendersi come rischio di impatti negativi sulle libertà e i diritti degli interessati (considerando 75-77); tali impatti dovranno essere analizzati attraverso un apposito processo di valutazione (artt. 35- 36) tenendo conto dei rischi noti o evidenziabili e delle misure tecniche e organizzative (anche di sicurezza) che il titolare ritiene di dover adottare per mitigare tali rischi (si segnalano, al riguardo, le linee-guida in materia di valutazione di impatto sulla protezione dei dati del Gruppo "Articolo 29", qui disponibili: www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/DPIA). (Vedi anche: il tutorial del Garante sul concetto di “rischio")

All’esito di questa valutazione di impatto, il titolare:

• potrà decidere se iniziare il trattamento (avendo adottato le misure idonee a mitigare sufficientemente il rischio) ovvero, se il rischio risulta ciononostante elevato;
• rientra tra i doveri di consultare l’autorità di controllo competente per ottenere indicazioni su come gestire il rischio residuale; l’Autorità avrà quindi il compito di indicare le misure ulteriori eventualmente da implementare a cura del titolare e potrà, ove necessario, adottare tutte le misure correttive ai sensi dell’articolo 58 del Regolamento (dall’ammonimento del titolare fino alla limitazione o al divieto di procedere al trattamento).

In conseguenza dell’applicazione del principio di accountability, dal 25 maggio 2018 non sono più  previste

• la notifica preventiva dei trattamenti all’autorità di controllo;
• una verifica preliminare da parte del Garante per i trattamenti “a rischio” (anche se potranno esservi alcune eccezioni legate a disposizioni nazionali, previste in particolare dall’articolo 36, paragrafo 5 del Regolamento). 

Al loro posto, il Regolamento prevede in capo ai titolari l’obbligo (pressoché generalizzato) di tenere un registro dei trattamenti e, appunto, di effettuare valutazioni di impatto in piena autonomia con eventuale successiva consultazione dell’Autorità. 

Principio di “responsabilizzazione” doveri dei titolari e responsabili del trattamento: principali elementi

Rapporti contrattuali fra titolare e responsabile del trattamento

Il Regolamento definisce caratteristiche soggettive e responsabilità di titolare e responsabile del trattamento negli stessi termini di cui alla direttiva 95/46/CE e, quindi, al Codice privacy italiano.

Tuttavia, il Regolamento (articolo 28) prevede dettagliatamente le caratteristiche dell’atto con cui il titolare designa un responsabile del trattamento attribuendogli specifici compiti. Deve trattarsi, infatti, di un contratto (o altro atto giuridico conforme al diritto nazionale) e deve disciplinare tassativamente almeno le materie riportate al paragrafo 3 dell’articolo 28 al fine di dimostrare che il responsabile fornisce “garanzie sufficienti”, quali, in particolare: 

• la natura, durata e finalità del trattamento o dei trattamenti assegnati
• le categorie di dati oggetto di trattamento
• le misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il rispetto delle istruzioni impartite dal titolare e, in via generale, delle disposizioni contenute nel Regolamento

Inoltre, il Regolamento prevede dei doveri e delgi obblighi specifici in capo ai responsabili del trattamento, distinti da quelli pertinenti ai rispettivi titolari. Ciò riguarda, in particolare:

• la tenuta del registro dei trattamenti svolti (articolo 30, paragrafo 2); 
• l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (articolo 32); 
• la designazione di un RPD-DPO, nei casi previsti dal Regolamento o dal diritto nazionale (articolo 37).

Una novità importante del Regolamento è la possibilità di designare sub-responsabili del trattamento da parte di un responsabile (articolo 28, paragrafo 4), per specifiche attività di trattamento, nel rispetto degli stessi obblighi contrattuali che legano titolare e responsabile primario; quest’ultimo risponde dinanzi al titolare dell’inadempimento dell’eventuale sub-responsabile, anche ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento, salvo dimostri che l’evento dannoso “non gli è in alcun modo imputabile” (articolo 82, paragrafo 1 e paragrafo 3).

Registro dei trattamenti rientra tra i doveri

Tutti i titolari e i responsabili di trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti - ma solo se non effettuano trattamenti a rischio (articolo 30, paragrafo 5) - devono tenere un registro delle operazioni di trattamento, i cui contenuti sono indicati all’articolo 30.

Si tratta di uno strumento fondamentale allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno di un’azienda o di un soggetto pubblico, indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio. I contenuti del registro sono fissati nell’articolo 30. Tuttavia, niente vieta a un titolare o responsabile di inserire ulteriori informazioni se lo si riterrà opportuno proprio nell’ottica della complessiva valutazione di impatto dei trattamenti svolti. 

Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

Misure di sicurezza e doveri

Il titolare del trattamento, come pure il responsabile del trattamento, ha tra i doveri, quello di adottare misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento (con l’obiettivo di evitare distruzione accidentale o illecita, perdita, modifica, rivelazione, accesso non autorizzato).

Fra tali misure e doveri, il Regolamento menziona, in particolare, la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati; misure per garantire la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento; misure atte a garantire il tempestivo ripristino della disponibilità dei dati; procedure per verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure di sicurezza adottate.

La lista di cui al paragrafo 1 dell’articolo 32 è una lista aperta e non esaustiva (“tra le altre, se del caso”). 

Per questi motivi, non possono sussistere dopo il 25 maggio 2018 obblighi generalizzati di adozione di misure “minime” di sicurezza (articolo 33 Codice) poiché tale valutazione è rimessa, caso per caso, al titolare e al responsabile in rapporto ai rischi specificamente individuati come da articolo 32 del Regolamento.

Vi è, inoltre, la possibilità di utilizzare l’adesione a specifici codici di condotta o a schemi di certificazione per attestare l’adeguatezza delle misure di sicurezza adottate (articolo 32, paragrafo 3).

Notifica di una violazione dei dati personali rientra tra i doveri del Titolare

A partire dal 25 maggio 2018, tutti i titolari  dovranno notificare al Garante le violazioni di dati personali di cui vengano a conoscenza, entro 72 ore e comunque “senza ingiustificato ritardo”, se ritengono probabile che da tale violazione derivino rischi per i diritti e le libertà degli interessati (considerando 85). Pertanto, la notifica all’Autorità dell’avvenuta violazione non è obbligatoria, essendo subordinata alla valutazione del rischio per gli interessati che spetta al titolare. 

Se la probabilità di tale rischio è elevata, si dovrà informare delle violazione anche gli interessati, sempre “senza ingiustificato ritardo”; fanno eccezione le circostanze indicate al paragrafo 3 dell’articolo 34. 

I contenuti della notifica all’Autorità e della comunicazione agli interessati sono indicati, in via non esclusiva, agli articolo 33 e 34 del Regolamento.

Tutti i titolari di trattamento hanno tra i propri doveri, quello, in ogni caso di documentare le violazioni di dati personali subite, anche se non notificate all’autorità di controllo e non comunicate agli interessati, nonché le relative circostanze e conseguenze e i provmenti adottati (articolo 33, paragrafo 5). È bene, dunque,  adottare le misure necessarie a documentare eventuali violazioni, anche perché i titolari sono tenuti a fornire tale documentazione, su richiesta, al Garante in caso di accertamenti.

Si segnalano, al riguardo, le linee-guida in materia di notifica delle violazioni di dati personali del Gruppo "Articolo 29", qui disponibili: www.garanteprivacy/regolamentoue/databreach. 

Responsabile della protezione dei dati e i propri doveri

La designazione di un “responsabile della protezione dati” (RPD) è finalizzata a facilitare l’attuazione della normativa da parte del titolare/responsabile (articolo 39). Non è un caso, infatti, che fra i compiti e i doveri del RPD rientrino “la sensibilizzazione e la formazione del personale” e la sorveglianza sullo svolgimento della valutazione di impatto di cui all’articolo 35, oltre alla funzione di punto di contatto per gli interessati e per il Garante rispetto a ogni questione attinente l’applicazione del Regolamento. 

La sua designazione è obbligatoria e rientra tra i doveri, in alcuni casi (articolo 37), e il Regolamento delinea le caratteristiche soggettive e oggettive di questa figura (indipendenza, autorevolezza, competenze manageriali:  articoli 38 e 39) in termini che il Gruppo di lavoro “Articolo 29” ha ritenuto opportuno chiarire attraverso alcune linee-guida, disponibili anche sul sito del Garante, e alle quali si rinvia per maggiori delucidazioni unitamente alle relative FAQ (www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/rpd).

Si segnalano anche i materiali disponibili nella sezione “Responsabile della protezione dati” sul sito del Garante, che comprendono ulteriori FAQ sul punto (www.garanteprivacy/regolamentoue/rpd)

I diritti e i doveri degli interessati

I titolari del trattamento devono rispettare le modalità previste per l’esercizio di tutti i diritti da parte degli interessati, stabilite, in via generale, negli artt. 11 e 12 del Regolamento

- In primo luogo, il titolare del trattamento ha tra i propri doveri di agevolare l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato, adottando ogni misura (tecnica e organizzativa) a ciò idonea. Benché sia il solo titolare a dover dare riscontro in caso di esercizio dei diritti, il responsabile del trattamento è tenuto a collaborare con il titolare ai fini dell’esercizio di tali diritti (articolo 28, paragrafo 3, lettera e) ).

- Il titolare ha il diritto di chiedere informazioni necessarie a identificare l’interessato, e quest’ultimo ha tra i propri doveri di fornirle, secondo modalità idonee (, in particolare, articolo 11, paragrafo 2 e articolo 12, paragrafo 6).

- Il termine per la risposta all’interessato è, per tutti i diritti (compreso il diritto di accesso), pari a 1 mese, estendibile fino a 3 mesi in casi di particolare complessità; il titolare deve comunque dare un riscontro all’interessato entro 1 mese dalla richiesta, anche in caso di diniego.

- La risposta fornita all’interessato non deve essere solo “intelligibile”, ma anche concisa, trasparente e facilmente accessibile, oltre a utilizzare un linguaggio semplice e chiaro.

- Spetta al titolare valutare la complessità del riscontro all’interessato e stabilire l’ammontare dell’eventuale contributo da chiedere all’interessato, ma soltanto se  si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive  - anche ripetitive (articolo12, paragrafo 5) - ovvero se sono chieste più “copie” dei dati personali nel caso del diritto di accesso (articolo 15, paragrafo 3). In quest’ultimo caso il titolare deve tenere conto dei costi amministrativi sostenuti. Il riscontro all’interessato di regola deve avvenire in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne favoriscano l’accessibilità; può essere dato oralmente solo se così richiede l’interessato stesso (articolo 12, paragrafo 1; articolo 15, paragrafo 3).

Trasferimento dei dati all’estero e/o Verso Paesi appartenenti all'Unione europea

Non possono esservi limitazioni né divieti alla libera circolazione dei dati personali nell’Unione europea per motivi attinenti alla protezione dei dati (Articolo 1, paragrafo 3 del Regolamento). Pertanto, non vi sono limiti di alcun genere per quanto riguarda i flussi di dati dall’Italia verso altri Stati membri dell’Ue (e dello Spazio Economico Europeo: Islanda, Norvegia, Liechtenstein).

Verso Paesi non appartenenti all'Unione europea

Il  trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti all'Unione europea è vietato, in linea di principio.

Tale divieto può essere superato solo quando intervengano le seguenti specifiche garanzie (articoli da 44 a 49 del Regolamento UE 2016/679):

a) adeguatezza del Paese terzo riconosciuta tramite decisione della Commissione europea;

b) in assenza di decisioni di adeguatezza della Commissione, garanzie adeguate di natura contrattuale o pattizia che devono essere fornite dai titolari coinvolti (fra cui le norme vincolanti d'impresa - BCR, e clausole contrattuali tipo);

c) in assenza di ogni altro presupposto, utilizzo di deroghe al divieto di trasferimento applicabili in specifiche situazioni (articolo 49 del Regolamento).

Sono altresì vietati trasferimenti di dati verso titolari o responsabili in un Paese terzo sulla base di decisioni giudiziarie o ordinanze amministrative emesse da autorità di tale Paese terzo, a meno dell'esistenza di accordi internazionali in particolare di mutua assistenza giudiziaria o analoghi accordi fra gli Stati (articolo 48 del Regolamento UE 2016/679). Si potranno utilizzare, tuttavia, gli altri presupposti e in particolare le deroghe previste per situazioni specifiche di cui all'articolo 49 del Regolamento medesimo. E' lecito trasferire dati personali verso un Paese terzo non adeguato "per importanti motivi di interesse pubblico", in deroga al divieto generale, ma deve trattarsi di un interesse pubblico riconosciuto dal diritto dello Stato membro del titolare o dal diritto dell'Unione europea (articolo 49, paragrafo 4) – e dunque non può essere fatto valere l'interesse pubblico dello Stato terzo ricevente.

Si segnalano le raccomandazioni del Comitato europeo per la protezione dei dati relative all’utilizzo delle “deroghe” per i trasferimenti di dati di cui all’Articolo 49 del Regolamento. 

Il GDPR è una materia vasta e complessa che tocca diversi punti nevralgici dell’azienda.

Destreggiarsi tra i vari articoli e capire concretamente cosa bisogna fare per mettersi in regola è complicato, soprattutto per quelle aziende che con fatica possono distogliere l’attenzione dai propri obiettivi di business.

Questo è il primo di una serie di post legati al Regolamento per la protezione dei dati che ci permetterà di approfondire sempre di più la materia e dare consigli pratici e soluzioni da adottare per rispondere ai requisiti.

1) Il GDPR cos’è

Con GDPR, acronimo di General Data Protection Regulation, si intende il Regolamento UE 2016/679 entrato in vigore il 24 maggio e direttamente applicabile dal 25 maggio 2018, termine ultimo per adeguarsi ai principi

L’intera normativa GDPR si basa su due importanti direttrici: il rafforzamento del concetto di responsabilizzazione e dei doveri che ne conseguono per il Titolare del trattamento e il rafforzamento dei diritti dell’interessato.

Il Titolare del trattamento, quindi, deve adeguarsi ai principi del Regolamento, mettendo in atto misure tecniche e organizzative per provarne l’adattamento e assicurarne il mantenimento.

Per ottemperare agli obblighi del GDPR, sono necessari due elementi:

Privacy by design → già in fase di progettazione dei sistemi informativi e dei mezzi per il trattamento, devono essere designate le misure tecniche e organizzative adeguate
Privacy by default → Il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che, per impostazione predefinita, non siano resi accessibili dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l’intervento della persona fisica.

2) I principi guida del GDPR

Oltre al principio cardine della responsabilizzazione, sono da annoverare i seguenti punti chiave:

Liceità, correttezza e trasparenza → i dati personali sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato
Minimizzazione dei dati → i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità
Esattezza → i dati personali devono essere esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti
Limitazione della conservazione → i dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati

Integrità e riservatezza → i dati personali devono essere trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione dalla distruzione o dal danno accidentali.

3) Chi deve adeguarsi al GDPR

A chi si applica il GDPR?

Questo Regolamento coinvolge tutte le aziende europee che gestiscono in vari modi i dati personali; in particolare:

si applica al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle attività di uno stabilimento da parte di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento nell’Unione, indipendentemente dal fatto che il trattamento sia effettuato o meno nell’Unione. (art.3)

Non rientrano, quindi, nel tema, tutte le attività a carattere esclusivamente personale o domestico e quindi senza una connessione con un’attività commerciale o professionale.

4) I diritti dell’interessato

Se da una parte vengono elencati gli obblighi per i Titolari del trattamento, dall’altra vengono elaborati dei diritti a favore dell’interessato del trattamento. Fra questi:

Informativa sul trattamento. Le informazioni relative al trattamento devono essere presentate in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro. L’interessato ha il diritto di essere informato sulla finalità del trattamento, sugli eventuali destinatari/utilizzatori dei dati, sul periodo di conservazione dei dati, sulle modalità per richiedere la rettifica o la cancellazione
Diritto di accesso. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano
Diritto di rettifica e di cancellazione (o “diritto all’oblio). L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo
Diritto alla portabilità dei dati. L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti
Diritto di opposizione. L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali

5) Una nuova figura: il DPO

Il Regolamento introduce una nuova figura, il DPO, ovvero il Data Protection Officer.

In cosa consiste il ruolo del DPO? Il DPO, innanzitutto, può essere un dipendente o un consulente esterno.

Il DPO, come dice già il suo nome, è il Responsabile della Protezione dei Dati (diverso dal Responsabile o Titolare del trattamento). Quali sono i suoi compiti?

Informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR
sorvegliare l’osservanza del GDPR, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo
fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo

6) Strumenti per garantire la sicurezza dei dati personali

Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento devono mettere in atto misure tecniche e organizzative utili per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, solo a titolo di esempio,

la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali
la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;
la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico;
una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

Nel valutare l’adeguato livello di sicurezza, si tiene conto in special modo dei rischi che derivano in particolare dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall’accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.

7) Inventario degli asset tecnologici (o “Asset Inventory”)

Su questo tema, verrà riservato un post specifico, entrando un po’ più negli aspetti pratici su che cosa devono fare concretamente le aziende.

Tra le azioni pratiche da adottare per rispondere ai requisiti richiesti dal GDPR è importante l’Asset Inventory (o inventario degli asset tecnologici).

L’inventario degli asset tecnologici serve ad avere una panoramica completa di tutti gli elementi che compongono il sistema, compresi quelli preposti alla sicurezza e alla gestione delle informazioni. Alcuni degli elementi da censire:

Dispositivi: Computer, server, tablet, dispositivi di rete ma anche telecamere IP, apriporta, sistemi di rilevazione presenza, …
Software: Dotazione software dei dispositivi presenti in rete e informazioni dettagliate degli stessi.
Archivi: Database, condivisioni di file
Utenti: Elenco degli utenti che hanno diritto all’accesso a dispositivi e software presenti in azienda

L’Asset Inventory è lo step intermedio tra la stesura del Registro dei trattamenti e il Sistema informativo. Attraverso il Registro dei trattamenti, i Responsabili dell’azienda stilano una lista di tutti gli applicativi utilizzati per il trattamento. Il Registro può essere sia in forma scritta sia in formato elettronico e rappresenta un censimento, costantemente aggiornato, dei dati trattati, degli archivi, delle categorie degli interessati. A questo si aggiunge l’Asset Inventory, l’inventario di tutti gli asset tecnologici presenti in azienda.

8) Cos’è il Data Breach e cosa comporta

Cosa succede in caso di violazione dei dati personali (chiamata anche Data Breach)?

In caso di violazione dei dati personali, il titolare del trattamento deve notificare la violazione all’autorità di controllo competente senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, a meno che sia improbabile che la violazione dei dati personali presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

La notifica deve avere le seguenti caratteristiche:

Descrivere la natura della violazione dei dati personali compresi,
Comunicare il nome e i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati o di altro punto di contatto presso cui ottenere più informazioni;
descrivere le probabili conseguenze della violazione dei dati personali
descrivere le misure adottate o di cui si propone l’adozione da parte del titolare del trattamento per porre rimedio alla violazione dei dati personali e anche, se del caso, per attenuarne i possibili effetti negativi.

A chi si applica?, negli ultimi vent’anni, il forte impatto della tecnologia ha comportato un cambiamento significativo per quanto attiene al trattamento dei dati: è cambiato non solo il modo di percepire il tema della protezione dei dati, ma anche il modo in cui essi vengono prodotti, raccolti e fatti circolare. Questo mutamento ha ormai reso obsoleta la precedente direttiva europea (dir 95/46/CEE), rendendo necessaria l’introduzione del nuovo Regolamento UE 679/2016, che muta radicalmente l’approccio alla gestione dei dati personali.

Il GDPR, pubblicato in GUCE del 4 maggio 2016, il è già in vigore e deve trovare piena e completa applicazione in data 25 maggio 2018.
Questo pertanto è il primo  di una serie di blog con i quali si affronterà - punto per punto - la nuova disciplina.

La prima domanda che viene spontanea è quindi: a chi si applica il nuovo Regolamento 679?
Circa la sua applicazione materiale, l’art. 2 del Regolamento stabilisce che lo stesso deve trovare applicazione in due ipotesi:

1. quando il trattamento dei dati è gestito in forma completamente o parzialmente automatizzata dall’azienda, ad esempio tramite database.
2. ed altresì quando il trattamento dei dati non è automatizzato (quindi è cartaceo) ma i dati contenuti ed organizzati in un archivio o essere destinati a figurarvi.

In questo senso, indipendentemente dalla modalità con la quale le aziende decidono di raccogliere i dati, le stesse devono comunque sottostare alla medesima disciplina. In questo modo, la tutela dei dati risulta tecnologicamente neutrale.

Quando, invece, NON si applica il Regolamento? Sono esclusi i casi di trattamento di dati puramente personale da parte di persone fisiche, come la gestione della corrispondenza privata, o l’uso personale dei servizi di social networking. Le attività miste (ad esempio, l’invio di corrispondenza che comprende sia contenuti personali, sia contenuti connessi alle imprese) non sono invece esenti, e devono pertanto seguire le indicazioni del Regolamento 679/2016. Inoltre per l’applicazione della normativa non incide né il settore né la grandezza dell’organizzazione: gli stessi adempimenti si applicano alle piccole imprese e grandi multinazionali, con pochissime eccezioni.

In definitiva, il nuovo Regolamento si inserisce nell’ordinamento europeo con lo scopo  ridisciplinare e gestire in maniera diversa i dati personali. Il Regolamento colma le lacune giuridiche derivanti dal rapido sviluppo della tecnologia, che oggi è presente anche negli aspetti più personali della vita degli individui, e che era necessario regolamentare. 

Con questa tabella si offre a disposizione dell'utenza uno schema sintetico degli obblighi/adempimenti/cautele di spettanza del titolare del trattamento in base alle norme del GDPR - Regolamento UE 2016/679 (relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali).

Per una esigenza di articolazione e maggiore significatività della tabella, gli obblighi/adempimenti/cautele sono riportati come di seguito: