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Cancellazione Sicura grazie all’introduzione del GDPR (General Data Protection Regulation, regolamento generale sulla protezione dei dati) maggio 2016, ha portato alla ribalta le strategie di distruzione dei dati e l'obbligo della cancellazione sicura.

Grazie alle multe potenzialmente punitive per la mancanza di conformità e per la responsabilità ora in capo al team dei leader senior, lo storage dei dati è ora fermamente in cima alle priorità per molte organizzazioni.

Tuttavia, conoscere il problema e intraprendere delle azioni pragmatiche per affrontarlo sono chiaramente due cose diverse.

Il problema è che le organizzazioni non sempre sanno dove si trovano i loro dati, così rispondere alle richieste di accesso per soggetto (subject access requests, SAR) in relazione alle informazioni personali è destinato a diventare un processo complesso e dispendioso in termini di tempo e denaro.

Ai sensi dell’Articolo 17 del GDPR, le organizzazioni devono essere in grado di dimostrare di utilizzare processi di cancellzione sicura dei dati in maniera permanente.

Una volta intrapresa la verifica iniziale dei dati (la maggior parte delle organizzazioni dovrebbe essere a buon punto nel completamento di questo processo in preparazione al GDPR) la fase successiva consiste nell’eliminare i dati personali che non sono più rilevanti, che non sono più utilizzati per uno scopo specifico o che si riferiscono a minori di anni 16.

Cancellare sicura dei dati

In ogni caso, eliminare semplicemente i dati o riformattare i supporti magnetici (inclusi hard disk e nastri) non sarà sufficiente per garantire che non siano presenti dati personali inesatti in qualche parte dell’attività.

Se i dati vengono eliminati da qualsiasi tipo di supporto, in molti casi possono essere recuperati, anche quando l’hardware è danneggiato da acqua o fuoco.

Fortunatamente, sono disponibili molte soluzioni software che ripuliscono completamente i dispositivi in modo che essi possono essere riutilizzati, rivenduti o riciclati in modo sicuro.

Esistono anche soluzioni che assicurano la cancellazione sicura, sia in maniera permanente solo file specifici e mirati. Esistono ovviamente anche soluzioni di cancellazione più definitive, come il degaussing, che smagnetizza i nastri magnetici e rende il dispositivo completamente illeggibile (e inutilizzabile), il processo è chiamato cancellazione sicura.

I dischi virtuali dovrebbero anche essere considerati come parte di qualsiasi processo di eliminazione dei dati. I fornitori di servizi di terze parti in particolare utilizzano l’infrastruttura virtualizzata per ripartire lo spazio storage su più clienti, al fine di ottenere delle economie di scala.

Molti fornitori si trovano quindi a dover affrontare il problema di eliminare in maniera sicura determinate aree dell’infrastruttura di storage virtuale lasciando il resto intatto, per esempio in caso di scadenza per un cliente del contratto dei servizi gestiti.

I rischi delle unità fisiche

Un’altra importante fonte di rischio sono le unità fisiche, che tendono a essere riciclate e riutilizzate dalle organizzazioni che cercano di contenere i costi dello storage.

Se non si utilizzano gli strumenti e i software adeguati per la cancellazione dei dati, le organizzazioni non possono avere la certezza che siano stati rimossi i dati sensibili prima che il dispositivo venga reimplementato o rispedito al produttore.

In una ricerca condotta su 64 dischi acquistati online da diversi paesi, tra cui Stati Uniti, Germania, Francia, Italia, regione Asia-Pacifico, Polonia e Regno Unito, una azienda leader nel settore ha rilevato che 30 dischi contenevano ancora tracce di dati personali.

Uno dei dischi, in particolare, ha fatto scattare un allarme. Apparteneva a una società che si avvaleva di un service provider per cancellare e rivendere vecchi dischi.

Nonostante questo, il disco conteneva un’elevata quantità di informazioni altamente sensibili, tra cui nomi utente, indirizzi di abitazioni, numeri di telefono e dettagli delle carte di credito.

Conteneva un elenco di dipendenti di circa 100 nomi che includeva informazioni relative a esperienza lavorativa, titoli professionali, numeri di telefono, conoscenza delle lingue, periodi di ferie e 1 MB di rubrica offline.

Quasi un terzo (21 dischi) conteneva foto personali, documenti privati, e-mail, video, audio o musica. Su otto dischi sono state trovate informazioni relative ad account utente, compresi dati di accesso come nomi e cognomi, dettagli di contatto, indirizzi e-mail, nomi e password di account online.

Su circa 9 dischi sono stati recuperati dei dati commerciali, tra cui nomi di società, buste paga, numeri di carte di credito, informazioni sui conti correnti bancari, dettagli di investimento e dichiarazioni dei redditi.

Il problema si estende al mondo business, dato che gli accessi agli account aziendali degli utenti vengono effettuati dai dispositivi mobili personali. Nel corso di questa indagine, abbiamo rilevato che sei dischi contenevano dati di business critichi come file CAD, PDF, JPG e password.

Abbiamo inoltre trovato configurazioni complete di store online, file di configurazione e video di training per POS nella nostra valutazione di questi sei dischi. Altri cinque includevano ulteriori dati relativi al lavoro: fatture e ordini di acquisto, la maggior parte dei quali riportava informazioni personali sensibili.

Gli utenti non conoscono i rischi

In un sondaggio precedente condotto su 2.000 consumatori del Regno Unito, abbiamo scoperto che molti utenti non sono consapevoli dei rischi derivanti dal mancato backup dei dati o da uno scorretto riciclo dei propri dispositivi.

Quasi 1 su 10 (11%) ha ammesso di non essere sicuro che i dati fossero stati cancellati in maniera permanente nel momento di riutilizzare o gettare via vecchi cellulari, tablet o computer.

Solo il 32% ha affermato di effettuare regolarmente il backup dei dati sui propri dispositivi elettronici, mentre il restante 68% rischia la perdita di informazioni personali o lascia i dati sui propri dispositivi che possono essere persi, danneggiati, rivenduti o smaltiti.

Indagini forensi

Nel mondo si è verificata una proliferazione di gadget, dagli smartphone agli iPad fino ai digital assistant con comando vocale, televisori e frigoriferi in grado di registrare e trasmettere dati.

I sensori industriali e le telecamere CCTV contribuiscono a produrre dati così estesi e complessi che è necessario un nuovo approccio per archiviarli, proteggerli e cancellarli su richiesta dei singoli.

Gli esperti di informatica forense possono utilizzare i dati per costruire o fare a pezzi una causa. Un esempio di tale possibilità si è registrato quando la pubblica accusa ha scoperto che i dati Fitbit di una donna assassinata non combaciavano con l’alibi del marito.

In base alle posizioni registrate dal Fitbit e dal controllo dell’attività, gli investigatori hanno potuto compilare una cronologia degli spostamenti che ha dimostrato che la donna non era nel luogo indicato dal marito al momento dell’omicidio. Richard Dabate è ora fuori su cauzione, in attesa del processo per aver ucciso la moglie.

Questo caso serve a dimostrare che un esperto di informatica forense caparbio sarà in grado di recuperare i dati da quasi tutti i dispositivi, indipendentemente dallo stato in cui si trovano.

I numerosi studi che abbiamo condotto nel corso degli anni sui dispositivi persi o riciclati mostrano spesso una mancanza di attenzione, che espone gli individui e le organizzazioni per cui lavorano a un elevato livello di rischio.

L’effetto GDPR

Con l’entrata in vigore della nuova legislazione GDPR, le società, sia del settore pubblico che di quello privato, dovranno dimostrare che i dati sono stati cancellati in maniera sicura, in linea con le nuove linee guida, e documentare di essere completamente affidabili per il monitoraggio, la revisione e l’accesso alle relative procedure di trattamento.

Dovranno mostrare disponibilità a ridurre al minimo l’elaborazione e la conservazione non necessaria dei dati, oltre a implementare misure di protezione per tutte le attività correlate ai dati stessi.

Molte organizzazioni stanno già considerando il GDPR come un motivo per applicare le best practice alle proprie strategie di data storage.

Implementare una politica di cancellazione end-to-end comporta parecchi vantaggi di business, non derivanti semplicemente dall’attenzione che viene ora dedicata alla legislazione rivista in ambito europeo.

Costi – il data storage, sia fisico che virtuale, è costoso. Essere in grado di cancellare i dati in maniera sicura consente alle società di riciclare e riutilizzare i supporti di archiviazione senza il timore di mettere inavvertitamente i dati sensibili nelle mani di altri.

Sicurezza – La differenza tra eliminazione e cancellazione è spesso fraintesa e talvolta si pensa che siano la stessa cosa. È importante per le società comprendere che se i dati vengono eliminati, essi possono essere recuperati. Al contrario, se sono adeguatamente cancellati, saranno irrecuperabili.

Restare aggiornati – L’attenzione sulla conservazione e la cancellazione dei dati non è una novità (PCI DSS, ISO 270001), ma dato che il mondo diventa sempre più dipendente dai dati, è comprensibile che si avverta l’esigenza di regolamenti maggiormente focalizzati e applicati a livello mondiale.

Il GDPR regolerà anche importanti aspetti come la globalizzazione o sviluppi tecnologici popolari, come Facebook, Twitter, Google+ e altre piattaforme di social media. La nuova legislazione comprenderà tutte le nuove modalità di comunicazione dell’era digitale e le relative informazioni che vengono generate dalla nostra interazione con questa tecnologia.

In base alla nostra esperienza, sembra che i professionisti nella protezione dei dati siano in generale ben informati in relazione alla nuova legislazione GDPR.

La sfida per loro è quella di colmare il divario tra i requisiti teorici e le attività pratiche di implementazione, oltre a gestire l’impatto che tutto ciò avrà sulle aziende per cui lavorano. Ciò include la capacità di cancellare i dati in maniera sicura e con un processo verificabile.

Al contrario, ci sono ancora parecchie organizzazioni che non hanno assegnato le attività associate alla protezione dei dati all’interno del proprio business, che si tratti di un singolo addetto alla protezione dei dati o un team. Per queste società, il tempo sta scadendo.

Cosa sta facendo la tua organizzazione per smaltire i dati in maniera adeguata e perché? Credi di essere preparato per il GDPR?

Cancellare i dati in modo certo e definitivo al momento della dismissione del device o della sostituzione dell'unità di memoria è un obbligo ripetutamente indicato dal GDPR:

Art. 4 del GDPR 2016/679

Nella definizione di "trattamento" sono incluse la cancellazione o la distruzione dei dati.

Art. 5 del GDPR 2016/679

Si specifica che i dati devono essere conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.

Art. 17 del GDPR 2016/679

Si obbliga ad avvalersi di sistemi di rimozione certificata per rimuoverli in modo permanente nel rispetto della loro Privacy (diritto all'oblio).