come dire addio alla carta
FirmaDoc è la solozione per non Stampare, scrivere, firmare, spedire, fotocopiare, timbrare, vidimare, e infine archiviare in ingombranti schedari: la gestione documentale cartacea, viste le tante tecnologie alternative oggi disponibili, è un processo obsoleto.
Ma non è questo il problema principale. Oltre a essere anacronistica, infatti, questa tipologia di gestione documentale è anche poco funzionale, e quindi svantaggiosa per l’azienda. Vediamone gli svantaggi e i pericoli:
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Secondo una ricerca pubblicata sulla rivista dell’American Chemical Society, le stampanti laser sono dannose come le sigarette in un ambiente chiuso. Riportiamo in proposito un estratto dell’articolo apparso sul Corriere della Sera:
Chi pensa che l’inquinamento atmosferico si trovi soltanto fuori dalla porta di casa, sbaglia. Lo smog si può produrre tra le pareti di uffici o abitazioni: basta azionare una stampante laser. Durante la stampa, lo strumento emette particelle ultrasottili nocive e così l’aria si riempie di sostanze volatili tossiche. Una ricerca scientifica australiana, pubblicata sulla rivista dell’American Chemical Society, ha messo in ansia impiegati e tecnici di macchine: attenzione lavorare accanto a una stampante (o fotocopiatrice) in funzione equivale a inalare fumi di sigaretta o a respirare gas di scarico di ingorgo stradale. Per i polmoni c’è poca differenza.
ARIA INTERNA La scoperta di questa fonte inquinante è stata del tutto casuale, mentre i ricercatori studiavano un metodo per migliorare la ventilazione negli uffici, isolando le stanze dallo smog atmosferico, si sono accorti che l’aria interna era cinque volte più contaminata di quella esterna.
I TEST Su 62 macchine laser testate, 17 sono risultate dei veri e propri veleni per l’ambiente, sei invece hanno un potere inquinante limitato, due emettono poche particelle, mentre 37 sono quasi «ecologiche». Un dato confortante: il 60% delle stampanti rispetta i parametri di Kyoto, ma cosa dire di quel 27% altamente tossico? Secondo Lidia Morawska, la ricercatrice che ha guidato la ricerca, tutto dipende dalla qualità di toner e cartucce. Non conta tanto la marca dello strumento (ne sono state esaminate varie tra cui Canon, Hp, Ricoh e Toshiba): quello che stabilisce se la stampante laser è pulita o meno è il modello, la composizione dell’inchiostro e anche il tipo di stampa che viene richiesta alla macchina (una foto, ad esmpio, scarica più inchiostro di un documento ed emette più pulviscolo).
LE NANOPOLVERI Le nanoparticelle sprigionate da questi strumenti, se inalate, possono provocare disturbi di vario genere. Ovviamente gli effetti sulla salute sono ancora tutti da dimostrare. «Gli effetti dalle particelle ultrafini sulla salute – commenta la Morawska – dipendono dalla composizione delle particelle, e vanno dalla banale irritazione respiratoria alle malattie più serie, quali i problemi cardiovascolari o il cancro. Anche le concentrazioni molto piccole possono essere dannose. E dove le concentrazioni sono elevate il rischio è alto. Le particelle contengono massa e possono trasportare più tossine nel corpo.
Ecco, noi di FirmaDoc aggiungiamo che aprire la finestra è sicuramente un buon metodo per cambiare l’aria, ma ancora meglio è dematerializzare il più possibile le vostre stampe con la nostra applicazione.
Ricordatevi sempre che ridurre il numero di stampe e il consumo di inchiostro significa agire per proteggere l’ambiente in senso assoluto.
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La digitalizzazione dei documenti offre un notevole vantaggio logistico. Le decine, se non addirittura centinaia di metri quadrati necessari per archiviare i documenti cartacei saranno solo un ricordo per chi utilizza FirmaDoc.
Le aziende che in passato dovevano affittare spazio di archiviazione per conservare i loro documenti in formato cartaceo ora risparmiano molto.
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Uno dei maggiori vantaggi della dematerializzazione sul posto di lavoro è la possibilità di condividere file istantaneamente in tutto il mondo utilizzando Internet.
Ciò consente a clienti, fornitori, e utenti di evitare viaggi frequenti e di risparmiare sui relativi costi.
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La perdita di documenti è un problema importante: la questione si ripropone sempre in un contesto di dematerializzazione dei documenti.
Il GDPR impone l'obbligo di salvaguardare la documentazione contenente dati e la conservazione elettronica è la strada più semplice e sicura per adempiere all'obbligo.
Una soluzione che consente il backup automatico delle informazioni risolve il problema per agevolare la conservazione digitale. Una formazione di qualità consentirà inoltre all’intera organizzazione di adottare le buone pratiche all’interno dell’organizzazione.